Wideokonferencje to świetny sposób na zaoszczędzenie pieniędzy

Infrastruktura wideokonferencyjna to świetna inwestycja, która szybko się zwraca.

Na rynku dostępna jest coraz większa liczba urządzeń, które choć nie są tanie, to wciąż kosztują ułamek tego, co przed laty kosztowała przeciętna konfiguracja wideokonferencyjna. Infrastruktura sieciowa pozwala na połączenie audio/wideo w wysokiej rozdzielczości. Również szyfrowane. Wiele firm dysponuje pomieszczeniami, które można łatwo przekształcić w sale konferencyjne. Pracownicy coraz częściej składają się z millenialsów i młodszych pokoleń. Wolą oni odbyć 2-godzinną wideokonferencję niż 2-dniowy urlop. Rozwiązania wideokonferencyjne są obecnie normą.

Nowa rzeczywistość

Praca zdalna stała się możliwa dzięki ogólnoświatowej pandemii. Oczywiste było, że praca zdalna stała się bardziej popularna i wzrosło zapotrzebowanie na wszelkie narzędzia z nią związane. Wideokonferencje są bez wątpienia najlepszym medium. Audio i wideo mogą współpracować w celu komunikacji. Do tego należy dodać możliwość przesyłania dodatkowych materiałów, takich jak dokumenty, prezentacje, filmy itd.

Wideokonferencje z pewnością staną się standardem w spotkaniach biznesowych. W przeszłości były one wykorzystywane jako alternatywa dla spotkań na żywo. Dlaczego? Ponieważ medium było bardzo kosztowne. Kosztowna była również infrastruktura sprzętowa. Trudno było również uzyskać pożądaną prędkość transferu dla wysokiej jakości połączenia wizualnego. Obie te kwestie uległy diametralnej zmianie. Nie była to jedyna zmiana.

Millenialsi są decydującym pokoleniem

Od lat coraz częściej widzimy na ulicach, jak ktoś rozmawia przez telefon, ale nie do ucha, tylko przed sobą. Dzieje się tak dlatego, że wzrok towarzyszący fonacji jest bardzo powszechny. Umiejętność korzystania z telefonu bez skrępowania kablem jest rzadkością dla osób w średnim i zaawansowanym wieku. Dla młodszych pokoleń fonacja, wzrok - są normą. Coraz częściej pracownicy sami decydują, jak będą się komunikować w przestrzeni zawodowej. Zastępują biurko szkolne biurkiem biznesowym, a telefon dużymi ekranami z głośnikami w małych salach konferencyjnych. Należy tutaj zaznaczyć, że nie chodzi o duże przestrzenie konferencyjne, na co wskazują wszystkie znaki na niebie i ziemi, ale raczej o małe pomieszczenia, które zostały odpowiednio przygotowane akustycznie, oraz wyposażone w odpowiedni sprzęt do prowadzenia rozmów biznesowych.

Sale Kapturowe

Język robi postępy, ale nie ma w naszym języku odpowiednika dla hoodle spaces, czyli małych pomieszczeń, w których może się spotkać i prowadzić rozmowę wiele osób. Z badań Frost&Sullivan wynika, że w 2018 roku na świecie było 33,3 mln takich pokoi. W 2016 roku było ich 30 milionów. Liczby pokazują, że pokoje są dostępne od dłuższego czasu. Tylko 10 proc. przybyło ich w ciągu ostatnich czterech lat. Analitycy Frost&Sullivan zauważają, że tylko niewielki procent tych pomieszczeń posiada wystarczającą infrastrukturę do prowadzenia wideokonferencji. Jak widać producenci sprzętu i firmy zajmujące się akustyką pomieszczeń biurowych mogą otwierać szampana.

Sprzęt wczorajszy i sprzęt dzisiejszy

Rozwiązania tele- i wideokonferencyjne kosztowały kiedyś miliony dolarów. Sprzęt był drogi i wymagał profesjonalnych usług. Dziś sytuacja jest drastycznie inna. Obecnie na rynku istnieje wiele opcji, które są tańsze niż kiedykolwiek wcześniej. Są również bardzo proste w użyciu i zapewniają najlepszą jakość dźwięku i obrazu. Rośnie liczba firm, które oferują zestawy tele- lub wideokonferencyjne z większą ilością funkcji. Na przykład PanaCast firmy Jabra to niewielkie urządzenie, które posiada trzy kamery i zapewnia 180-stopniowy kąt widzenia. System ten gwarantuje, że wszyscy uczestnicy rozmowy są słyszani i widziani. Pomoże również określić obłożenie pomieszczenia.

Wymierne korzyści...

Wideokonferencje wymagają pewnych nakładów, nawet jeśli są w dobrej jakości. Ważne jest, aby konferencja odbywała się w dobrze wyposażonej sali i była przygotowana akustycznie. To się szybko opłaca, jeśli weźmie się pod uwagę korzyści. Jednak nie wszystkie korzyści można przeliczyć na pieniądze.

Statystyki pokazują, że jedna trzecia konferencji rozpoczyna się z co najmniej 10 minutowym opóźnieniem. Oznacza to, że wiele osób traci czas. Bardzo łatwo zauważyć straty, jeśli weźmiemy liczbę spotkań w ciągu dnia i pomnożymy ją przez liczbę osób, które czekają kwadrans.

Telekonferencje dają największe oszczędności, ponieważ pozwalają na komunikację z klientami bez konieczności podróżowania. Najbardziej wymiernym kosztem są podróże służbowe. Kosztem transportu jest często hotel. Pracownicy spędzają długie godziny w drodze, a nie przy biurkach. Staje się to coraz ważniejsze, gdyż koszt pracownika rośnie.

Niewymierne korzyści

Uważa się, że Mickiewicz pisał Pana Tadeusza wieczorem przy kominku, a w dzień na werandzie, z której roztaczał się zachwycający widok. Nie wiemy, czy była to prawda, ale trudno sobie wyobrazić, że praca odbywała się na kaloryferze lub na balkonie z widokiem na sąsiednie bloki. Podobnym przykładem są telekonferencje. Telekonferencje są wygodniejsze, bo pozwalają na większą jakość i efektywność oraz krótszy czas trwania. To ostatnie można uznać za wymierną korzyść, zwłaszcza gdy dotyczy wielu osób. Wysoka jakość mediów sprawia, że nie trzeba zwracać uwagi na kwestie techniczne. Chodzi o to, czy możliwe jest wyraźne widzenie i słyszenie oraz czy przekazywany materiał jest czytelny.